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Questions et réponses fréquentes
- Comment traiter une procédure sur le Siège électronique ?
- Le Registre électronique remplace-t-il le Registre général ?
- Comment puis-je savoir si le ministère des Universités a reçu les documents que j’ai présentés sur son Siège électronique ?
- Comment puis-je valider la signature du récépissé ?
- Que puis-je faire si j’ai perdu le récépissé ?
- Est-il nécessaire d’utiliser le système d’exploitation de Windows pour utiliser le Registre électronique ?
- Qu’est-ce qu’un certificat numérique ?
- Comment puis-je obtenir un certificat numérique ?
- Puis-je utiliser mon DNI électronique pour accéder au Registre électronique ?
- Comment puis-je changer de certificat après avoir ouvert une session ?
- Comment puis-je consulter l’état du traitement d’une demande d’homologation, d’équivalence, d’accréditation ou de reconnaissance ?
Comment traiter une procédure sur le Siège électronique ?
- Aller au menu « Procédures » et sélectionner la démarche à réaliser.
- Choisir une méthode d’authentification : « Accès avec un nom d’utilisateur » ou « Accès avec cl@ve».
- À l’issue de l’authentification, vous pourrez accéder au formulaire de la démarche.
- Remplissez le formulaire. Certaines démarches permettent de s’acquitter des frais universitaires associés.
- À l’issue de la démarche, l’application enverra automatiquement un courriel à la personne intéressée, lui indiquant que le dossier a été enregistré auprès du Siège électronique.
- À l’issue de la démarche, l’application délivrera automatiquement un récépissé qui prouve la présentation du document, de la demande ou du courrier en question, sur lequel seront consignées les données fournies par la personne intéressée, la date et l’heure de la présentation sur le serveur et un numéro de registre, permettant d’identifier la transaction. Il permet de télécharger un justificatif de registre et une copie (conforme) de demande avec un CSV (Code de vérification sécurisé).
- Une fois la démarche terminée, vous pourrez le consulter dans le menu « Mes dossiers ».
Le Registre électronique remplace-t-il le Registre général ?
Non. Le Registre électronique du ministère des Universités est configuré comme une entrée de documents et il est habilité uniquement pour la réception et l’envoi des demandes, courriers et communications rattachés aux démarches et procédures comprises dans l’arrêté UNI/546/2021, du 31 mai, à l’origine de la création du siège électronique associé du ministère des UniversitésOuvrir dans une nouvelle fenêtre.
Dans tous les cas, la plupart des procédures peuvent être réalisées auprès des Bureaux d’assistance en matière de registre.
Limite de taille de fichier. Comment puis-je savoir si le ministère des Universités a reçu les documents que j’ai présentés sur son Siège électronique ?
La limite de taille pour chaque fichier individuel est de 5 Mo, et non les 10 proposés dans certains cas. De plus, la taille totale de tous les fichiers téléchargés dans un fichier est de 25 Mo au total. Veuillez utiliser des versions compressées des fichiers et réduire leur taille autant que possible.
Le Siège électronique délivrera automatiquement un récépissé qui prouve la présentation du document, de la demande ou du courrier en question, sur lequel seront consignées les données fournies par la personne intéressée, la date et l’heure de la présentation sur le serveur et un numéro de registre, permettant d’identifier la transaction.
Ce récépissé est un fichier électronique contenant le sceau du registre du ministère des Universités, qui garantit le non-rejet des données fournies par le demandeur. Ce récépissé est également conservé comme partie intégrante des documents prouvant la procédure, qui sont accessibles à travers ce siège.
Pour ce faire, nous vous prions de tout présenter sous forme de documents de type .PDF et d’utiliser les outils de compression de fichiers les plus adaptés à chaque format, à condition qu’ils permettent de réviser correctement chacun d’eux.
La taille maximale des fichiers à joindre étant de Mo, nous vous conseillons de compresser n'importe lequel d'entre eux au format ZIP ou RAR.
Avec ce manuel, vous pouvez également les diviser en plusieurs lots, au cas où ils dépasseraient encore cette taille.
Comment puis-je valider la signature du récépissé ?
Pour pouvoir valider la signature numérique du récépissé délivré par ce siège, vous devez installer le certificat du siège du ministère des Universités et accepter expressément les signatures créées par ce certificat. En sus, le Siège électronique fournit un outil appelé « Validation des certificats et signatures » qui permet l’accès à VALIDe (outil de validation des certificats et signatures de l’Administration Générale de l’État), où vous pouvez vérifier la validité de la signature.
Que puis-je faire si j’ai perdu le récépissé ?
Vous pouvez télécharger les récépissés des dossiers associés à l’utilisateur dans le menu « Mes dossiers ».
Est-il nécessaire d’utiliser le système d’exploitation de Windows pour utiliser le Registre électronique ?
Non. Vous pouvez utiliser les systèmes d’exploitation basés sur Linux, avec Mozilla.
Vous pouvez consulter les conditions nécessaires dans l’option « Exigences techniques » que vous trouverez sur ce Siège électronique.
Qu’est-ce qu’un certificat numérique ?
Un certificat numérique permet d’identifier son titulaire. Il garantit l’identité de la personne qui établit la communication télématique et en cas d’utilisation pour signer des données, il permet de garantir qu’elles n’ont pas été modifiées, ainsi que l’identité du signataire.
Comment puis-je obtenir un certificat numérique ?
Vous pourrez obtenir un certificat numérique à travers les entités agréés, qui délivrent les certificats reconnus.
Puis-je utiliser mon DNI électronique pour accéder au Registre électronique ?
Oui. Comme indiqué sur la déclaration de pratiques de certification du DNI électronique, les certificats électroniques qui y sont contenus pourront être utilisés comme moyen d’authentification de l’identité et comme moyen de signature électronique des documents.
Il faut nécessairement télécharger et installer les drivers associés. Vous pouvez les télécharger sur le lien suivant : Section de téléchargement du DNI électroniqueOuvrir dans une nouvelle fenêtre
Comment puis-je changer de certificat après avoir ouvert une session ?
Il est possible que le certificat choisi pour ouvrir une session reste dans la mémoire cachée du navigateur. Aussi, pour accéder avec un autre certificat, vous devrez peut-être redémarrer le navigateur.
Comment puis-je consulter l’état du traitement d’une demande d’homologation, d’équivalence, d’accréditation ou de reconnaissance ?
Accédez à la catégorie « Diplômes Universitaires » dans l’option « Procédures » du menu principal du Bureau Électronique.
Dans la liste des procédures affichées, sélectionnez la procédure « Consultation de l'état d'un dossier (Agréments, Equivalences, Accréditations et Reconnaissances) », puis cliquez sur le bouton « Accéder à la procédure ».
Une fois que vous serez dans la procédure et identifié dans le Siège Electronique, vous pourrez consulter les informations relatives à l'état de vos dossiers.